IT-Dokumentation. Ist notwendig. Ist Vertrauenssache.

Eine solche brauchbare und aktuelle technische Dokumentation der IT ist Grundlage eines störungsarmen Normalbetriebs und im Krisenfall Voraussetzung für die Vermeidung gravierender Ausfälle, der für den Geschäftsbetrieb kritischen Systeme. Nur wenn dokumentiert ist, welche Hard- und Softwaresysteme wie konfiguriert sind, lässt sich das stetige Change-Management des IT-Alltags ohne zusätzliche selbst gemachte Probleme bewältigen.

Es gibt drei große Themen, unter denen eine Beschreibung der IT nötig ist:

  • Betriebsdokumentation
  • Notfalldokumentation
  • Projektdokumentation 

Betriebsdokumentation

Die Betriebsdokumentation beschreibt den Ist-Stand der IT. Grundlage der IT Betriebsdokumentation ist das CMS (Configuration Management System). Dieser Begriff stammt aus den ITIL-Best-Practices und bezeichnet ein geeignetes System, in dem alle CI ("Configuration Items") dokumentiert sind. In welcher Feinheit CIs definiert und dokumentiert werden müssen, hängt von Betrieb ab: wenn z.B. stets Server als Ganzes angeschafft und betrieben werden, reichen ein paar Eckdaten zur Maschine. Wenn ein Server im Laufe seines Lebens liebevoll mit Speicher, Festplatten und Netzkarten ergänzt und aktualisiert wird, so müssen auch diese Komponenten einzeln und hinreichend präzise dokumentiert werden.

Klar sein muss aber auch, dass ein einfache Inventarisierung mit Hilfe irgendwelcher Software-Werkzeuge meistens nicht ausreicht. Hard- und Software müssen in Beziehung gesetzt werden (was läuft auf welchen Servern?) und es muss nachvollziehbar sein, welche Anwendungen und Dienste welche Geschäftsprozesse unterstützen.

Es ist klar, dass solche Aufzeichnungen nicht mit einer Excel-Tabelle erledigt werden kann. Ein CMS besteht aus (mindestens) einer Datenbank und weiteren Dokumenten wie Netzplänen, Verträgen und sicherlich auch Richtlinien zur Informationssicherheit und zum Datenschutz.

Natürlich muss auch der IT-Alltag ein Teil der Betriebsdokumentation werden. Ein IT- Betriebshandbuch beschreibt welche Arbeiten und Kontrollen von wem in welcher Regelmäßigkeit erledigt werden müssen. Das kann in einer kleinen IT-Mannschaft eine Checkliste mit wichtige Abläufen sein, in einer großen Organisation ist das eine Beschreibung wie die ITIL-Vorschläge konkret umgesetzt werden. 

Notfalldokumentation

Wenn Dokumentation für den Normalbetrieb wichtig ist, dann ist die Dokumentation für den Notfall überlebenskritisch. Wenn durch physischen Schaden der IT oder durch gravierende Softwareprobleme wichtige Geschäftsprozesse des Unternehmens stillstehen, muss klar sein:

  • wie eine Überbrückung der Krisensituation aussehen kann,
  • wie der Normalzustand der IT aussieht, den es wieder her zu stellen gilt und
  • wie der Weg vom Stillstand der IT zum Notbetrieb und zum Normalbetrieb zurückführt.

Selbstverständlich baut eine IT-Notfalldokumentation auf der Betriebsdokumentation auf. Sie konzentriert sich aber im Grunde auf zwei Sichtweisen:

Erstens ist die IT einfach ein Teil des Unternehmens. Sie kann also in einer Notfallsituation einer der betroffenen Unternehmensteile sein. Damit muss als Teil des unternehmensweiten Business Continuity Managements vorgedacht und beschrieben sein, wie ein IT-Betrieb nach irgendwelchen gravierenden Vorfällen z.B. an einem Ausweichstandort wieder anlaufen soll.

Um eine solche IT-Wiederanlaufplanung wirksam gestalten zu können, müssen drei Kategorien von Systemen bestimmt werden:

  • Kritische Basisdienste: Grundlegende Anwendungen und Dienste der IT-Infrastruktur, die für die Ausführung der kritischen Anwendungen erforderlich sind (z. B. Netzwerkdienste, Verzeichnisdienste, Datei- und Druckdienste, E-Mail). Sie werden von der IT festgelegt.
  • Kritische IT-Systeme und -Tools: Das sind IT-Systeme und Tools, die die IT benötigt, um einen IT-Minimalbetrieb gewährleisten zu können. Auch sie werden von der IT festgelegt.
  • Kritische geschäftliche Anwendungen: Anwendungen, die den Geschäftsbereichen im Krisenfall mindestens zur Verfügung stehen müssen, um den definierten minimalen Geschäftsbetrieb aufrechterhalten zu können. Sie werden von den Geschäftsbereichen festgelegt.

Zweitens ist die IT ist eine wichtige Unterstützungsfunktion des Unternehmens. Sie ist Voraussetzung für den Wiederanlauf betroffener Unternehmensteile und Geschäftsprozesse nach einem Notfall. Entsprechend muss die IT in enger Abstimmung mit den Geschäftsbereichen des Unternehmens planen, wie die IT-Unterstützung eines Notfallbetriebs und die Rückführung in den normalen Geschäftsbetrieb aussehen müssen.

Für beide Sichtweisen gilt zuvorderst, dass Notfalldokumentation kompakt und korrekt sein muss. In einer Notfallsituation möchte niemand in epischen Dokumenten blättern und suchen. Hilfreich sind in einer solchen Lage Checklisten und kompakte Anweisungen.

Noch wichtiger als eine angemessene Knappheit sind an dieser Stelle Korrektheit und Aktualität der Unterlagen. Im Stress eines Notfalls ist die Katastrophe garantiert, wenn veraltete Unterlagen falsche Anleitung geben. Statt aus dem Schaden heraus zu führen, würde die Lage verschlimmert. 

Projektdokumentation

Dieser Teil der IT-Dokumentation wird oft stiefmütterlich behandelt. Zum einen ist eine der Projektgröße angemessen ausführliche und systematische Projektdokumentation ein Erfolgsfaktor für das Gelingen des Projektes selbst, zum anderen diese Dokumentation Grundlage für die Übergabe an den IT- Regelbetrieb.

Das Praxisbuch geht in diesem Abschnitt auf Standards und Definitionen zum Projektmanagement ein und gibt Vorschläge zur Projektdokumentation in Ausrichtung auf diese Standards. Damit ist zur Projektlaufzeit gesichert, dass eine schlimmstenfalls „gerichtsfeste“ Dokumentation vorliegt. Nach Abschluss des Projekts ist auf Grundlage einer guten Projektdokumentation die Überführung zur Betriebsdokumentation umso leichter. 

Wer nun Defizite der eigenen IT-Dokumentation spürt oder erkennt, dem sei das Praxisbuch IT Dokumentation dringend empfohlen. Es gibt reichlich Hintergrundinformationen, sehr gute Anleitungen und Anregungen, wie IT-Dokumentation systematisiert, aufgebaut und gepflegt werden soll und kann und liefert auch Hinweise zu unterstützenden Software-Tools.