Vertrags­con­trolling – zwingend notwendig, aber bitte richtig

Der Autor hat in der Vergan­genheit sowohl im Sicher­heits-Berater (zuletzt in Ausgabe 22/2016, S. 355 ff.) als auch anderen Fachpu­bli­ka­tionen mehrfach auf die Notwen­digkeit hinge­wiesen, den (meist fremd­ver­ge­benen) Werkschutz regel­mäßig auf die Einhaltung recht­licher und vertrag­licher Regelungen zu kontrol­lieren.

Aller­dings muss ein solches Vertrags­con­trolling sauber vorbe­reitet und durch­ge­führt werden, damit es zu verwert­baren Ergeb­nissen führt. Wie notwendig eine solche Überprüfung ist und welche Folgen ein „Schein­audit“ für den Auftrag­geber haben kann, soll folgendes Beispiel aus der Praxis zeigen:

Ein Unter­nehmen beauf­tragte vor Jahren mehrere Dienst­leister zur Wahrnehmung verschie­dener Sicher­heits­auf­gaben am eigenen Standort. Mehrere deshalb, weil man aufgrund des eigenen Geschäfts­felds regel­mäßig Veran­stal­tungen durch­führt, für die man zeitlich befristet einen sehr hohen Perso­nal­bedarf hat. Die Last sollte daher auf mehrere Schultern verteilen werden. In weiser Voraus­sicht sah man bereits beim Vertrags­schluss die Möglichkeit vor, Audits durch­zu­führen bzw. durch­führen zu lassen. Dies ist auch heutzutage immer noch eine absolute Ausnahme und sehr lobenswert.

Die Audits wurden jährlich von einem unabhän­gigen Auditor durch­ge­führt, jeweils mit weitgehend zufrie­den­stel­lenden Ergeb­nissen. Nachdem diese Person in den Ruhestand gegangen war, suchte der Auftrag­geber einen Nachfolger und wandte sich hierfür an den Autor dieses Artikels. Der Auftrag sollte die Überprüfung folgender Themen umfassen:

• Dienst­aus­übung
• Einhaltung der einschlä­gigen Tarif­ver­träge
• Durch­führung der vorge­ge­benen Aus- und Weiter­bil­dungen
• Einhaltung recht­licher Vorgaben, insbe­sondere der Gewer­be­ordnung (GewO), der Bewachungs­ver­ordnung (BewachV) sowie des Arbeits­zeit­ge­setzes (ArbZG)

Es folgten die üblichen Gespräche sowie die Abgabe eines Angebots, das auf der Seite des Auftrag­gebers erst einmal aufgrund des vorge­se­henen Zeitan­satzes zu Erstaunen führte. Der ehemalige Auditor hatte die vier Dienst­leister scheinbar innerhalb von drei Tagen überprüft. Zwei davon waren für die Dienst­aus­übung vorge­sehen. Dies wiederum erschien dem Berater unver­ständlich. Für das operative Controlling sind zwei Tage ausrei­chend, aber wie sollte innerhalb eines weiteren Tages halbwegs belastbar überprüft werden, ob mehrere hundert Sicher­heits­mit­ar­beiter den korrekten Lohn erhielten oder das Arbeits­zeit­gesetz einge­halten wird (ohnehin ein großes Problemfeld für das Sicher­heits­ge­werbe)? Ohne zu viel vorweg­nehmen zu wollen: Es geht scheinbar, aber man sollte sich dann über das Ergebnis des Audits auch nicht wundern.

Der Autor konnte den Auftrag­geber von seinem Ansatz (zwei Tage für die Dienst­aus­führung und ein Tag pro Dienst­leister für den adminis­tra­tiven Teil) überzeugen und wurde beauf­tragt. Im Rahmen einer größeren Veran­staltung wurde zunächst die Dienst­aus­übung betrachtet, auf welche hier nicht näher einge­gangen wird. Bei der Beurteilung der Dienst­leister wurden erstaun­liche Beobach­tungen gemacht, die, so traurig es ist, als schon eher üblich für das Sicher­heits­ge­werbe angesehen werden müssen. Darunter waren z. B.:

• Einsatz von offen­sichtlich nicht geeig­neten Mitar­beitern (z. B. wegen einer Gehbe­hin­derung oder des Alters). Der älteste Mitar­beiter entsprang dem Jahrgang 1937! Auch wenn das Alter alleine nichts über die Leistungs­fä­higkeit des Mitar­beiters aussagt, sollte man doch die mögliche Außen­wirkung beachten. Außerdem sind die Anfor­de­rungen an die Eignung der Mitar­beiter gemäß § 3 DGUV-Vorschriften 23 und 24 zu beachten.
• Einwei­sungen, die nicht anhand einer Dienst­an­weisung, sondern des Wissens des Einwei­senden durch­ge­führt wurden (Die einzu­wei­sende Person wusste nicht, dass überhaupt eine Dienst­an­weisung existierte.)
• Mitar­beiter in Privat­kleidung
• durch verschie­denste digitale und analoge Geräte abgelenkte Mitar­beiter (Der Autor konnte sich mehrmals bis auf Armlänge an Sicher­heits­per­sonal annähern, ohne bemerkt zu werden.)
• uninter­es­sierte Dienst­aus­übung (Das Rütteln einer unbekannten Person nachts an verschlos­senen Türen sollte schon zu einer Reaktion eines Sicher­heits­mit­ar­beiters, der dies beobachtet, führen.)
• Vertrau­ens­se­ligkeit (Der Autor durfte mehrfach in vertrau­liche Unter­lagen Einsicht nehmen, ohne dass zuvor die Legiti­mation überprüft wurde.)
• Veraltete Dienst­an­wei­sungen (z. B. aus dem Jahr 2004), die teilweise aus Loseblatt­samm­lungen bestanden und faktisch nicht lesbar waren
• Dienst­zeiten bis zu 17 Stunden

Letzteres ist per se nicht unzulässig, aller­dings an Rahmen­be­din­gungen gebunden, die in der Regel aber nicht vorlagen  (Genaueres hierzu hat der Sicher­heits-Berater in Ausgabe 16/2015, S. 232 ff., ausge­führt). Aufgrund des Perso­nal­ein­satzes war auch rasch klar, dass die Mitar­beiter keine Ruhepausen gem. § 4 ArbZG erhielten (siehe auch hier den Sicher­heits-Berater 15/2015, S. 210 ff.). Beides ist leider im Sicher­heits­ge­werbe weit verbreitet.

Bei der Überprüfung der „Papierlage“ wurden bei drei der vier Dienst­leister Abwei­chungen in akzep­tablem Umfang gefunden, die vergleichs­weise leicht zu beheben waren. Dafür kam es beim vierten Unter­nehmen aber dann knüppeldick:

1. Bei der überprüften Veran­staltung waren mehr als 70 Mitar­beiter im Einsatz.
2. Davon hatten mehr als Zweidrittel kein Unter­rich­tungs­ver­fahren gem. § 34a GewO durch­laufen. Damit hatten sie keine Erlaubnis, überhaupt im Bewachungs­ge­werbe zu arbeiten.
3. Knapp Dreiviertel waren nicht der zustän­digen Behörde zur Überprüfung der Zuver­läs­sigkeit gemeldet worden (§ 9 (2) BewachV). Eine Überprüfung wäre im Übrigen gar nicht möglich gewesen, da die Mitar­beiter immer nur einen für die Dauer der Veran­staltung befris­teten Arbeits­vertrag hatten. Bis zur nächsten Veran­staltung waren sie dann wieder arbeitslos.
4. Bei mehr als der Hälfte waren die vorge­schrie­benen Schulungen und Weiter­bil­dungen nie durch­ge­führt worden oder abgelaufen.
5. Bei der Berechnung der Nacht‑, Sonn- und Feier­tags­zu­schläge wurde zum Nachteil der Mitar­beiter erheblich gegen die Tarif­ver­ein­ba­rungen verstoßen. Diese Fehler reichten mehrere Jahre in die Vergan­genheit und waren so augen­fällig, dass hier Vorsatz vermutet werden musste.
6. Eine mit dem Auftrag­geber vertraglich verein­barte Zahlung einer außer­ta­rif­lichen Zulage für bestimmte Positionen wurde nicht an die Mitar­beiter weiter­ge­geben. Hier könnte ggf. sogar der Verdacht auf Betrug gegenüber dem Auftrag­geber bestehen.

Der Auftrag­geber fiel bei Vorlage des Audit­be­richts aus allen Wolken, denn bislang war das betref­fende Unter­nehmen im opera­tiven Tages­ge­schäft nicht besonders negativ aufge­fallen.

Die oben beschrie­benen Gegeben­heiten waren jedoch zu einem großen Teil so auffällig, dass sie auch bei oberfläch­licher Betrachtung der Perso­nal­un­ter­lagen eigentlich rasch hätten entdeckt werden müssen. Die Frage lag also nahe, wie dies bei den vorher­ge­gan­genen Audits, die in einem jährlichen Rhythmus statt­fanden, unbemerkt blieben.

Wie sich heraus­stellte, war es zwar finan­ziell günstiger, das Controlling aller Dienst­leister innerhalb eines Tages vorzu­nehmen, aber eben leider auch nicht zielführend. Was der Autor in Gesprächen mit den Sicher­heits­un­ter­nehmen heraus­hörte war, dass man sich bei den vergan­genen Überprü­fungen zwei Stunden auf einen Kaffee zusam­men­ge­setzt und ein wenig über allge­meine Dinge sowie generelle Verfah­rens­weisen der Dienst­leister unter­halten hatte. Der Sicher­heits-Berater hat ein funda­mental anderes Verständnis von Vertrags­con­trolling. Unabhängig vom Umfang der Beauf­tragung muss ein Auftrag­geber am Ende des Audits zumindest die Aussage erhalten, ob sich der Dienst­leister an die elemen­taren Rechts­grund­lagen des Bewachungs­ge­werbes hält.

Praxis­tipps:

1. Regel­mäßige Vertrags­con­trol­lings sind absolut notwendig und aus Sicht des Sicher­heits-Berater ein Muss. Sie sollten vertraglich vereinbart werden. Der Auftrag­nehmer muss das Audit aktiv unter­stützen und dem Auditor unmit­tel­baren Zugriff auf die benötigten Unter­lagen gewähren.
2. Ein Vertrags­con­trolling darf keine Alibi­ver­an­staltung sein. Um belastbare Ergeb­nisse zu erhalten, müssen Inhalte und die verfügbare Zeit bzw. das Budget anein­ander angepasst werden.
3. Wenn das (Zeit-)Budget für eine Überprüfung aller Sachver­halte nicht ausreicht, ist es besser, einen Schwer­punkt zu bilden, als gar kein Audit durch­zu­führen. Es bietet sich an, in einem solchen Fall den Schwer­punkt jährlich zu wechseln, um auf Dauer ein Gesamtbild zu erhalten.
4. Eine hundert­pro­zentige Überprüfung ist in der Regel aus wirtschaft­lichen Gründen nicht durch­führbar. Wir haben die Erfahrung gemacht, dass eine Stich­probe ausrei­chend ist, bei der jeder Mitar­beiter anhand eines willkürlich ausge­wählten Monats im Betrach­tungs­zeitraum überprüft wird. Die Erfahrung zeigt, dass man mit dieser Methode ca. 70 – 80 Mitar­beiter an einem Tag überprüfen kann, wenn man unmit­tel­baren Zugriff auf die notwen­digen Unter­lagen hat.
5. Manche Auftrag­geber argumen­tieren, dass eine korrekte Entlohnung und die Einhaltung des Arbeits­zeit­ge­setzes ausschließlich eine Sache zwischen Arbeit­geber und Arbeit­nehmer wäre. Grund­sätzlich ist dies natürlich richtig, der Sicher­heits-Berater wird aber nicht müde zu betonen, dass dieses Argument aus drei Gründen zu kurz greift.
   • Erstens: Die Leistung des Sicher­heits­mit­ar­beiters wird am Werkstor oder dem Empfang des Auftrag­gebers erbracht. Mitar­beiter, die z. B. wegen falscher Lohnzah­lungen unzufrieden sind, sind an Ihrem Tor unzufrieden und werden den Dienst entspre­chend unmoti­viert ableisten.
   • Zweitens: Viele Unter­nehmen haben heutzutage ein Compli­ance­system, das sich auch auf Liefe­ranten und Dienst­leister erstreckt. Stellt der Auftrag­nehmer nicht sicher, dass seine Mitar­beiter die Ruhepausen erhalten, verstößt er damit jeden Tag gegen das Compli­ance­system seines Auftrag­gebers.
   • Drittens: Nach § 13 MiLoG und § 14 AEntG haftet ein Auftrag­geber, wenn von ihm beauf­tragte Dienst­leister nicht wenigstens den Mindestlohn bezahlen. Dem Auftrag­geber kann dabei mittelbare Täter­schaft unter­stellt werden, wenn er nicht nachweisen kann, dass er alles ihm Mögliche getan hat, um sicher­zu­stellen, dass die Mitar­beiter den Mindestlohn erhalten. Und was wäre hierzu geeig­neter, als die Lohnab­rech­nungen der Mitar­beiter zu überprüfen?
6. Ein Vertrags­con­trolling steht in einem direkten Konflikt mit den Daten­schutz­re­ge­lungen, insbe­sondere, wenn man die Perso­nal­un­ter­lagen überprüfen möchte. Daher sollte vertraglich vereinbart werden, dass Mitar­beiter, die am eigenen Objekt einge­setzt werden sollen, sich zuvor damit einver­standen erklären, dass im Rahmen solcher Audits Einsicht in die Perso­nal­un­ter­lagen genommen werden darf.

Veröf­fent­li­chung in Sicher­heits-Berater, 18/2018